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募集・採用時におけるプライバシーポリシー

 
採用情報

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募集、採用における個人情報の取扱いについて

・個人情報保護における管理責任者
  アビリティ デザイン株式会社 個人情報管理責任者 (CPO)
  info-ability@ability-design.co.jp


【個人情報の範囲】
本ポリシーにおける「個人情報」とは、媒体や手段を問わず、通信、フロッピーディスク、印刷物、光磁気ディスク等、当社の採用活動により当社に応募した求職者の方から直接、または、人材紹介会社、人材派遣会社等から間接的に提供された特定の個人を識別することのできる情報を意味します。具体的には以下の情報を指します。

・氏名、年齢、性別、生年月日、電話番号、メールアドレス、
 職務経歴等のエントリーシート記載事項
・郵便、Eメール等、採用・就職活動のために当社と求職者の方が通信した履歴
・上記以外の情報のうち、他の情報と容易に照合することができ、
それにより特定の個人を識別できるもの。

※これらの個人情報の当社への提供は、ご応募頂く方の任意となりますが、必要な情報をご提供いただけない際は、正当な選考を実施するにあたり支障をきたすケースがございます。


【目的外利用はいたしません】
取得した個人情報は、オンライン・オフライン等の入手経路を問わず、当社採用活動(応募受付、面接実施、面接・選考に関する諸連絡)、および採用後の適切な雇用管理のためにのみ利用します。これらの目的以外に、取得した個人情報を利用することはいたしません。


【安全管理措置を講じています】
取得した個人情報は、保有する個人情報に対するリスクを把握し、正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス、紛失、改ざん、漏洩等の危険を防止するため、組織的、人的、物理的、技術的な面から以下のとおり適切な安全管理措置を講じています。

■組織的安全管理措置
・「募集・採用時におけるプライバシーポリシー」を設け、ポリシーの遵守徹底を図っています。
・ 個人情報保護管理責任者を配置し、管理監督に努めています。
・ 募集・採用における個人情報の取扱いに対する問合せ窓口を設けて
 その連絡先を明らかにしています。

■人的安全管理措置
・個人情報保護の活動に対して最新の情報を共有し、その責務の重要性を認識させ、
 具体的な個人情報の保護措置に習熟させるため、従業員に対しこのポリシーに基づく
 教育および研修を行っています。
・ 従業者の採用時又は委託契約時には非開示契約を締結しています。

■物理的安全管理措置
・ フロア入退室に認証システムを設置し、入退室ログを管理しています。
・ 個人情報の保管場所は施錠可能なキャビネットを定め、
 管理責任者を明確にして保管しています。
・ 個人情報を取り扱う情報システムや機器、設備は、物理的に区画したエリアに設置し、
 認証システムにより入退室管理を行っています。
・ 個人情報が記載された履歴書情報等をバックアップ目的以外に印刷することを禁止しています。
・ バックアップ目的以外に個人情報が記載された履歴書等を
 複製(コピー)することを禁止しています。
・ 個人情報の提供を紹介会社や派遣会社からEメールで受ける際には、
 ファイルの暗号化を求めています。

■技術的安全管理措置
・個人情報にアクセスできる担当者をシステム上で限定し、
 情報に対するアクセスログを監視、管理しています。
・インターネットの脆弱性を考慮し、個人情報をEメールで送付することを原則的に禁止しています。
 やむを得ずEメールで送付する場合には、パスワードにより保護して送付しています。


【第三者提供はいたしません】
取得した個人情報は、以下の場合を除き、第三者に開示しません。
・ 事前に本人の同意がある場合
・ 警察・検察・裁判所などの法的機関から提供を要求された場合
・ 法令等により要求された場合
・ 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、
 ご本人の同意を得ることが困難である場合

ただし、当社は、厳格な委託先選定基準に基づき、雇用管理をグループ会社の2社に委託しています。委託先企業との間では、個人情報の管理責任、監査の実施、報告義務、など当社ガイドラインに沿った運用を求めるために、個人情報保護に配慮した契約を締結しています。


【個人情報の開示・訂正・削除】
取得した個人情報は、常に正確かつ最新の状態で管理されるように努めています。個人情報の開示、訂正、削除の要請があった場合には、厳正な本人確認の後、以下の分類によりそれぞれの対応を定めています。

■採用活動中の方の個人情報について
本人の要請に応じて合理的範囲内で開示、訂正、削除に応じます。ただし、採用判断にかかわる情報の開示は業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるため応じておりません。

■採用された方の個人情報について
就業後は雇用管理の範囲内において管理・保管します。

■非採用となった方の個人情報について
採用活動終了後1年以内に適切な方法により破棄、削除を行います。



【お問合せ】
この「募集・採用時におけるプライバシーポリシー」に関するお問い合わせ、および当社募集・採用時の個人情報の取扱いに関する苦情、相談は下記までお寄せください。

アビリティデザイン株式会社 採用事務局  info-ability@ability-design.co.jp

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